Работа с документами#

Обзор раздела
Действия с файлами
Управление версиями
Совместная работа
Организация хранения

Обзор раздела#

Работа с документами в сервисе Документы включает полный цикл: от загрузки файлов в хранилище до управления версиями, предоставления прав доступа и организации хранения в папках.

В этом разделе вы узнаете, как:

загружать и скачивать документы,
просматривать файлы,
редактировать метаданные,
работать с версиями документов,
настраивать права доступа и оставлять комментарии,
создавать папки и искать документы в системе.

Действия с файлами#

Загрузка файлов#

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
Откройте папку, в которую необходимо загрузить файлы.
Нажмите на кнопку Загрузить на панели действий.
В открывшемся окне файлового менеджера выберите файлы:
- Поддерживается множественный выбор,
- Поддерживаемые форматы: .txt, .pdf, .doc, .docx, .dot, .jpeg
- Максимальный размер файлов ограничен свободным местом в Документах.
Дождитесь окончания загрузки.

После загрузки в нижней части экрана появится уведомление с количеством загруженных файлов, которые автоматически сохранятся в текущей папке со статусом «Документ загружен», а действие будет записано в Журнал событий.

Редактирование сведений о файле#

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название.

В открывшейся форме Редактировать документ внесите изменения:

Поле	Описание	Ограничения
Название	Отображаемое имя файла	До 255 символов
Описание	Дополнительная информация	До 255 символов
Системный номер	Уникальный идентификатор	Кириллица, латиница и цифры
Версия	Произвольный номер версии документа	Кириллица, латиница и цифры

Нажмите Сохранить в нижней части формы.

После сохранения форма закроется, вы вернётесь к списку документов с уведомлением об успешном обновлении. Изменения сразу отобразятся в системе, станут доступны для пользователей с соответствующими правами доступа и будут зафиксированы в Журнале событий.

⚠️ Важно: Редактирование метаданных не изменяет содержимое самого файла.

Просмотр файла#

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Общие сведения и нажмите на кнопку Просмотреть.

📌 Особенности работы:

Поддерживаются форматы .pdf, .jpeg

Просмотр возможен без скачивания файла на устройство

Время открытия зависит от размера файла и скорости соединения

📌 Некоторые форматы (например, .docx) можно просмотреть только после скачивания.

Пример файла:

💡 Документ можно распечатать или скачать на устройство.

Скачивание файла#

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Общие сведения и нажмите на кнопку Скачать.

Запустится загрузка файла.

Управление версиями#

💡 Актуальная версия документа - это текущая рабочая редакция файла, используемая по умолчанию при всех операциях. Система сохраняет историю всех изменений, позволяя возвращаться к предыдущим версиям и отслеживать изменения документа.

Выбор актуальной версии#

💡 Убедитесь, что в загружена актуальная версия документа.

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Версии.
Выберите файл с актуальной версией текущего документа из выпадающего списка.
Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Выбранный файл станет актуальной версией документа, а предыдущая редакция сохранится в списке версий.

Работа с версиями#

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Версии.
В блоке Предыдущие версии документа будет отображен список всех сохраненных версий.

💡 Для перехода к конкретной версии используйте кнопку Просмотреть.

Совместная работа#

Настройка прав доступа#

💡 Доступ к файлу можно предоставить любому пользователю, зарегистрированному в сервисе Документы.

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Доступы.
В блоке Пользователи, имеющие доступ выберите пользователя или группу.
Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Файл станет доступен выбранным пользователям в разделе Документы, они получат email-оповещение с прямой ссылкой на файл, а действие будет зафиксировано в Журнале событий.

Добавление комментария#

📌 Комментарии — это виртуальные «заметки на полях» для командной работы, согласований и истории изменений документа. Они помогают согласовывать правки, фиксировать важные пометки и оставлять пояснения к файлам.

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Комментарии.
Введите текст комментария и нажмите Отправить.

Комментарий сохраняется во вкладке Комментарии, а все пользователи с доступом к документу получают email-уведомление с данными об авторе, дате, тексте сообщения и ссылкой на документ.

📌 Комментарии нельзя удалить или редактировать после отправки.

Организация хранения#

Создание папок#

Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса Документы.
Перейдите в раздел Документы.
При необходимости перейдите в нужную родительскую папку.
Нажмите на кнопку Создать папку на панели действий.
В открывшемся окне укажите название папки и нажмите Сохранить.

Новая папка отобразится в текущей директории, вы увидите подтверждающее уведомление, а действие будет записано в Журнале событий.

Поиск и отображение документов#

Поиск
- По названию документа (полнотекстовый поиск)
- По системному номеру
Настройка отображения

Доступны два режима просмотра:
- Режим карточек
- Табличный режим
Сортировка документов

Доступна по следующим параметрам:
- Дата (создания/изменения)
- Название (А-Я, Я-А)
- Номер документа
- Версия
- Владелец/автор
- Размер файла