Управление документами#

В этом разделе вы научитесь управлять документами в приложении КриптоАРМ. Вы узнаете, как хранить документы в папке Архив, работать с облачными папками через сетевой профиль и выполнять действия с подписанными и зашифрованными файлами.

Содержание:

Папка «Архив»
Облачные папки
Действия с документами
Действия с МЧД
Возможные ошибки
Смотрите также

Папка «Архив»#

Папка Архив предназначена для локального хранения документов, обработанных в КриптоАРМ.

В папке Архив можно хранить:

подписанные документы,
зашифрованные файлы,
файлы машиночитаемой доверенности (МЧД),
резервные копии важных документов.

Добавить документы в Архив можно двумя способами:

Загрузить файлы вручную — подробнее в инструкции Загрузка документов.
Сохранить результат операции — настроить автоматическое создание копии при подписании, шифровании или другой обработке документа.

Автоматическое сохранение в папку «Архив»#

КриптоАРМ может автоматически создавать копию результата операции в Архиве.

Откройте мастер Подпись и шифрование или Подпись и защита PDF и настройте для выполнения любой операции.
В блоке Сохранение результатов активируйте опцию Создать копию в папке «Архив».
Запустите выполнение операции.

После успешного выполнения операции результат будет сохранен в указанной папке.

💡 Совет: Чтобы опция Создать копию в папке «Архив» активировалась автоматически, настройте ее в профиле подписи.

Облачные папки#

Облачные папки предназначены для работы с документами, которые хранятся во внешней информационной системе.

Доступ к облачным папкам осуществляется через сетевой профиль, в котором сохранены параметры подключения к информационной системе.

В приложении документы из облака отображаются в разделах Входящие, Исходящие и пользовательских папках.

В отличие от Архива, облачные папки не являются самостоятельным локальным хранилищем документов. Приложение синхронизирует их содержимое с внешней информационной системой и хранит необходимые локальные копии для работы с документами.

⚠️ Примечание: Для работы с облачными папками требуется подключение к сети.

Навигация по облачным папкам#

В облачном хранилище документы распределены по папкам:

Входящие — документы, которые другие пользователи информационной системы направили вам на подпись.
Исходящие — документы, которые вы направили на подпись другим пользователям информационной системы.
Пользовательские папки — папки, созданные вами в информационной системе.

Пользовательские папки отображаются в боковом меню рядом с папками Входящие и Исходящие.

Навигация по облачным папкам в приложении КриптоАРМ

Папка «Входящие»#

В папке Входящие отображаются документы, которые другие пользователи информационной системы направили вам на подпись.

Подпись документов в папке Входящие выполняется так же, как и для локальных файлов, через мастер Подпись и шифрование.

Отличие для облачных папок состоит в том, что по завершении операции подпись автоматически выгружается в облако и прикрепляется к исходному документу.

Перейдите в раздел Документы и откройте облачную папку Входящие
Выделите документ и нажмите кнопку Подпись и шифрование на панели действий.
Настройте параметры операции и подтвердите ее выполнение.
Дождитесь завершения подписи и выгрузки в облако.

После завершения операции:

файл подписи прикрепляется к исходному документу в облачной папке;
подписанный документ исчезает из папки Входящие;
статус документа для отправителя изменяется.

Подробная инструкция о подписании приведена в Подпись и шифрование документов.

⚠️ Примечание: Выгрузка подписи в облако требует подключения к сети.

Папка «Исходящие»#

В папке Исходящие отображаются документы, которые вы направили на подпись другим пользователям информационной системы.

⚠️ Примечание: В текущей версии КриптоАРМ отправить документ на подпись из приложения нельзя. Направить документ на подпись можно через интерфейс информационной системы. После отправки документ появится в папке Исходящие.

Чтобы посмотреть список подписантов и статус их подписей:

Перейдите в раздел Документы и откройте папку Исходящие.
Нажмите кнопку слева от документа.
Изучите раскрывшийся список подписантов.

Для каждого подписанта отображается имя и дата подписи, если она уже поставлена. Если подпись еще не поставлена, вместо даты отображается Ожидается подпись.

💡 Совет: Когда подписант поставит подпись, статус документа в папке Исходящие обновится автоматически.

Синхронизация#

Синхронизация обеспечивает обмен изменениями между облачной папкой и КриптоАРМ.

Синхронизация выполняется в фоновом режиме: приложение загружает изменения в облако и получает изменения из облака.

Текущее состояние синхронизации отображается рядом с активным сетевым профилем. Подробная информация доступна в блоке профиля: там можно посмотреть время последней синхронизации, объем использованного места, состояние очереди, а также приостановить или возобновить синхронизацию.

Состояние	Что означает
Все синхронизировано	Все изменения переданы между КриптоАРМ и облаком.
Синхронизация...	В данный момент выполняется передача или обновление данных.
На паузе	Фоновая синхронизация приостановлена. Автоматическая передача изменений не выполняется, пока синхронизация не будет возобновлена.
Нет подключения к сети	Приложение не может подключиться к облаку. Синхронизация возобновится автоматически после восстановления подключения.
Требуется вход	Учетные данные сетевого профиля устарели или были отозваны. Для продолжения работы необходимо выполнить вход заново.
Ошибка	Синхронизация не выполнена. Причину ошибки можно посмотреть в Журнале.

Приостановление синхронизации#

Приостановление отключает фоновую синхронизацию. Ручные действия с документами при этом остаются доступны.

Перейдите в раздел Документы.
Нажмите на название сетевого профиля в верхней части окна.
Нажмите На паузу.

Пока синхронизация приостановлена, новые операции, требующие фоновой синхронизации, будут ожидать возобновления.

Возобновление синхронизации#

Перейдите в раздел Документы.
Нажмите на название сетевого профиля в верхней части окна.
Нажмите Возобновить.

После возобновления синхронизации отложенные операции будут обработаны автоматически.

Очередь синхронизации#

В очереди отображаются операции синхронизации, которые ожидают выполнения, выполняются или завершились ошибкой.

Чтобы открыть очередь:

Перейдите в раздел Документы.
Нажмите на название сетевого профиля в верхней части окна.
Нажмите Открыть очередь.
В открывшемся окне изучите список операций и их статусы.

Для каждой операции отображаются имя файла, тип операции и текущее состояние.

Элементы со статусом Ошибка можно повторить, а элементы, ожидающие выполнения, можно отменить.

Очередь синхронизации в приложении КриптоАРМ

Действия с документами#

В разделе Документы доступны основные действия с файлами: загрузка, открытие, просмотр сведений, отправка по электронной почте, поиск файла и удаление.

Загрузка документов#

Перейдите в раздел Документы.
Выберите папку, в которую нужно загрузить файлы: Архив или облачную папку.
Добавьте файлы одним из способов:
- Перетащите один или несколько файлов в окно приложения,
- Нажмите Загрузить на панели действий и выберите файлы вручную.

После загрузки документы автоматически появятся в списке.

💡 Совет: Вы можете перетаскивать как файлы, так и папки. Все содержимое вложенных папок тоже будет добавлено.

⚠️ Примечание: Загружаемые файлы учитываются в общем объеме данных приложения. Для облачных папок объем данных может ограничиваться настройками сетевого профиля.

Загрузка файлов из «Архива» в облако#

Документы из папки Архив можно скопировать в облачную папку. Исходные файлы при этом останутся в Архиве.

Перейдите в раздел Документы → Архив.
Выделите один или несколько документов.
Нажмите Загрузить в облако на панели действий.
Дождитесь завершения загрузки.

Файлы будут загружены в корневую папку активного сетевого профиля.

⚠️ Примечание: Если сетевой профиль не выбран активным, кнопка Загрузить в облако будет недоступна.

Открытие документа#

🔐 Важное условие: Зашифрованные документы требуют предварительного расшифрования. Для открытия зашифрованных документов в хранилище «Личные сертификаты» должен присутствовать сертификат с закрытым ключом, который использовался при шифровании.

Выделите документ в списке.
Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов.

Документ откроется в программе, ассоциированной с его расширением в операционной системе.

💡 Совет: Для быстрого открытия документа дважды щелкните по его имени в списке.

Просмотр сведений о документе#

Выделите документ в списке.
Нажмите кнопку Показать сведения или кнопку Подробно на панели действий.
Справа от списка документов откроется область со сведениями.
- Нажмите на вкладку О документе для просмотра сведений о документе,
- Нажмите на вкладку О подписи для просмотра сведений о присоединенной подписи документа.

⚠️ Примечание: В облачных папках подписи чаще всего открепленные и отображаются под документом в общем списке, поэтому, чтобы увидеть сведения о подписи, сначала нажмите на слева от документа, а затем выберите нужный файл подписи. Чтобы проверить подпись, нажмите кнопку и выберите Получить информацию о подписи.

Отправка по почте#

⚠️ Примечание: Для отправки документов по почте в приложении должен быть подключен почтовый аккаунт.

Выделите документ в списке.
Нажмите кнопку Отправить на панели действий.
Откроется вкладка с новым письмом, в которой выбранные файлы будут добавлены во вложения.
Заполните обязательные поля и отправьте письмо.

Показать в папке#

Функция Показать в папке позволяет быстро найти физическое расположение документа в файловой системе компьютера.

⚠️ Примечание: Функция доступна только для локальных файлов папки Архив и только при одиночном выборе документа. Для документов из облачных папок и почтовых вложений, а также при множественном выделении кнопка Показать в папке неактивна.

Выделите документ в списке.
Нажмите кнопку Показать в папке на панели действий.
Откроется системная папка с файлом.

💡 Совет: Также перейти в папку с файлом можно при просмотре сведений о документе. Для этого нажмите ссылку с расположением файла на вкладке О документе.

Удаление документа#

⚠️ Примечание: Документы из папки Архив и из облачных папок удаляются безвозвратно.

Выделите один или несколько документов в списке.
Нажмите кнопку Удалить на панели действий.

Документы исчезнут из списка и будут удалены из места хранения.

Действия с МЧД#

КриптоАРМ позволяет выполнять основные действия с машиночитаемыми доверенностями: просматривать содержимое доверенности, формировать ее печатную форму и проверять актуальный статус МЧД на сайте ФНС.

Печать МЧД#

Откройте сведения о файле МЧД с расширением .xml по инструкции.
Перейдите на вкладку О доверенности.
Нажмите кнопку Печать .
Откроется окно с печатной формой МЧД.

МЧД можно распечатать или скачать на устройство.

Проверка статуса МЧД#

Откройте сведения о файле МЧД с расширением .xml по инструкции.
Перейдите на вкладку О доверенности.
В блоке Статус нажмите кнопку Проверить на сайте ФНС.

В браузере по умолчанию откроется сайт ФНС со статусом доверенности.

Просмотр печатной формы МЧД#

Выделите файл МЧД с расширением .xml в списке.
Нажмите кнопку Показать сведения или кнопку Подробно на панели действий.
Справа от списка файлов откроется область со сведениями:
- Нажмите на вкладку О доверенности для просмотра печатной формы доверенности,
- Нажмите на вкладку О документе для просмотра сведений о документе.

Возможные ошибки#

Подробности о возникающих ошибках можно найти в Журнале.

⚠️ Примечание: Коды ошибок (0x...) фиксируются для криптопровайдера КриптоПро CSP. Ошибки без кода могут быть связаны с работой приложения или с подключением к облаку.

Код ошибки	Ошибка	Описание	Рекомендуемые действия
0x80092004	Не удалось расшифровать файл	Отсутствует сертификат, в адрес которого выполнено шифрование	1. Проверьте наличие в хранилище Личные сертификаты нужного сертификата 2. Убедитесь, что сертификат содержит закрытый ключ 3. Проверьте, что это именно тот сертификат, которым производилось шифрование
-	Не удалось расшифровать файл (для файлов, зашифрованных в адрес сертификатов с алгоритмами ГОСТ)	Отсутствует лицензия КриптоАРМ	1. Приобретите лицензию КриптоАРМ 2. Активируйте лицензию в настройках программы
-	Не удалось расшифровать файл	Отсутствует КриптоПро CSP	Установите криптопровайдер КриптоПро СSP и перезапустите приложение КриптоАРМ
0x8009001d	Не удалось расшифровать файл	Отсутствует действующая лицензия КриптоПро СSP	Установите лицензию КриптоПро CSP
-	Не удалось найти исходный файл для подписи	Исходный документ для файла открепленной подписи не найден или имеет другое название	1. Нажмите Указать путь для выбора исходного документа 2. Укажите путь к исходному документу.
-	Не удалось загрузить документ на сервер	Нарушено соединение с сервером или превышен допустимый размер файла	1. Проверьте подключение к сети 2. Проверьте ограничение на размер файла 3. Повторите загрузку

Смотрите также#

Профиль подписи — сохранение параметров операций в профилях для повторного использования.
Активация лицензии — инструкции по активации лицензий КриптоАРМ и КриптоПро CSP.
Подключение почтового аккаунта — инструкция по подключению почтовых ящиков в КриптоАРМ.